Przypominamy, że w lutym weszły w życie nowe przepisy kodeksu pracy. Dotyczą one pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości. Jakie korzyści niesie ze sobą praca zdalna?

Nowe przepisy dały nowe uprawnienia zarówno pracownikom, jak i pracodawcom.

W zakresie kontroli trzeźwości dość szczegółowo opisaliśmy nowe przepisy w artykule:

„Jakie działania musi podjąć pracodawca, który zamierza prowadzić kontrolę trzeźwości pracowników?”

dlatego w tym tekście zajmiemy się pracą zdalną.

Korzyści z wykonywania pracy zdalnej przez pracodawców są już chyba dla wszystkich oczywiste. Należą do nich m.in.:

• niższe koszty utrzymania biur,
• szerszy dostęp do wykwalifikowanych pracowników (np. mieszkających w odległych lokalizacjach),
• podniesienie kompetencji cyfrowych pracowników,
• oszczędność czas i kosztów związanych z delegacjami i dojazdami do klientów.

Co więcej, wiele firm obniżyło koszty działalności i skróciło niektóre procesy. Było to możliwe dzięki przejściu na elektroniczny obieg dokumentów. które są przekazywane, podpisywane i przechowywane cyfrowo.

Korzyści dla pracownika

Główne korzyści z pracy zdalnej dla pracowników wg badania przeprowadzonego przez Pracodawców RP opublikowanego w opracowaniu Praca zdalna 2.0. Księga rekomendacji i ekspertyzy.

Oszczędność czasu (np. na dojazdy)                                        76,2%

Mniejsze wydatki (np. na wyjazdy, lunch)                            59,6%

Więcej czasu dla bliskich                                                              45,6%

Godzenie obowiązków zawodowych i osobistych             43,0%

Poczucie mniejszej kontroli ze strony przełożonego        41,1%

Zwiększenie kompetencji cyfrowych                                     28,9%

Większa łatwość skupienia się na zadaniach                        24,0%

Szybsze, sprawniejsze wykonywanie zadań                         21,5%

Większa satysfakcja                                                                       17,0%

Lepsza motywacja do pracy                                                       15,2%

Źródło: badanie CAWI.

Co powinny zrobić firmy i instytucje przekonane o tym, że praca zdalna niesie korzyści dla nich, jako pracodawców, jak i pracowników?

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Nowe przepisy kodeksu pracy określają obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną, do których należy:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, ewentualnie  pokrycie kosztów z tym związanych,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem dotyczącym wykonywania pracy zdalnej, 
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w Kodeksie Pracy. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Powyżej wskazane koszty oraz ekwiwalent może zostać zastąpiony ustalonym ryczałtem.

Kwoty ustalane przez pracodawców w porozumieniu z organizacjami pracowników lub ich przedstawicielami zwykle mieszczą się w przedziale 50 zł.-100 zł.  Jednakże zdarzają się też kwoty znacząco wyższe, sięgające kilkuset złotych, jak i znacznie niższe, na przykład 25 zł. Niezależnie od wysokości tej kwoty należy pamiętać o tym, że musi ją poprzedzić uzasadniona i rzetelna kalkulacja.  Ekwiwalent czy ryczałt są zwolnione z podatkowych obciążeń pracowniczych . Jeśli jednak pracodawca potraktuje ją jako podwyżkę dla pracownika (przy kwotach rzędu kilkuset złotych), to urząd skarbowy może wszcząć kontrolę i uznać, że jest to przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Wdrożenie pracy zdalnej w Twojej firmie

Pracodawca wprowadzając regulacje dotyczące pracy zdalnej, musi pamiętać też o zapisach dotyczących ochrony danych osobowych, czy tajemnic firmy. Jest to istotne w sytuacji, gdy firma nie widzi przeszkód, aby wykonywać pracę w formule zdalnej  w innej lokalizacji, niż miejsce zamieszkania.

Ważnym aspektem, który muszą wziąć pod uwagę pracodawcy, praca zdalna na wniosek:

– pracownika–rodzica dziecka m.in. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

– pracownicę w ciąży,

– pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,

– pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Tym pracownikom pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko w przypadku,  jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

Kwestie odpowiedniego uregulowania zasad pracy zdalnej są bardzo ważne. Wynika to z faktu, że ta forma pracy może wymagać od pracodawcy nowych narzędzi do zarządzania pracownikami. I nie chodzi tu tylko o kontrolę pracowników. Równie ważne są o narzędzia do właściwego motywowania, egzekwowania i pomocy pracownikom w efektywnym planowaniu i organizacji pracy.

Podsumowując, jeśli praca zdalna ma się wpisać na stałe w funkcjonowanie organizacji, to jej wdrożenie musi być przemyślane, aby przyniosła wymierne korzyści. Poza regulacjami w aktach wewnętrznych firma musi rozwijać nowe rozwiązania organizacji pracy.

Więcej informacji otrzymasz podczas szkolenia JAKIE ZMIANY W PRAWIE PRACY ZOSTANĄ WPROWADZONE W 2023R?