Nabory na szkolenia z dofinansowaniem z KFS w 2026 roku – co trzeba wiedzieć, żeby nie przegapić terminu?

Dofinansowanie szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego to dla wielu firm jedna z najlepszych możliwości, aby rozwijać kompetencje zespołu bez ponoszenia pełnych kosztów kształcenia. W praktyce jednak samo zainteresowanie KFS nie wystarcza. Kluczowe jest jedno: trzeba wiedzieć, kiedy i gdzie prowadzony jest nabór, bo wnioski można składać tylko w wyznaczonych terminach, a te różnią się w zależności od powiatu i miasta. Na Mazowszu dobrze to widać w zestawieniach publikowanych przez WUP w Warszawie – poszczególne urzędy ogłaszają nabory niezależnie od siebie, a część terminów pojawia się dopiero w kolejnych aktualizacjach tabeli.

Czym właściwie są nabory KFS?

Nabór KFS to po prostu okres, w którym przedsiębiorca lub inny uprawniony podmiot może złożyć wniosek o finansowanie kształcenia ustawicznego. I właśnie ten moment jest najważniejszy. Nie wystarczy mieć wybrane szkolenie i gotowość do działania. Jeśli wniosek nie zostanie złożony w terminie, urząd go nie rozpatrzy. Przykładowo Urząd Pracy m.st. Warszawy ogłosił w 2026 roku nabór od 26 marca do 1 kwietnia, z zaznaczeniem, że wniosek trzeba złożyć elektronicznie przez praca.gov.pl dokładnie w czasie trwania naboru.

To oznacza, że przy planowaniu szkoleń trzeba działać z wyprzedzeniem. Najlepiej nie czekać na ostatni dzień, tylko wcześniej ustalić temat szkolenia, grupę uczestników, uzasadnienie biznesowe oraz dokumenty potrzebne do złożenia wniosku. W wielu przypadkach okno naboru trwa zaledwie kilka dni roboczych. Urząd Pracy m.st. Warszawy informował wcześniej, że planowany nabór ma trwać 5 dni roboczych, a sama informacja o starcie pojawia się 10 dni roboczych wcześniej na stronie urzędu.

Dlaczego trzeba śledzić terminy lokalnie?

To jeden z najczęstszych błędów firm: zakładanie, że istnieje jeden ogólnopolski termin naboru. Tymczasem KFS działa lokalnie. W praktyce liczy się urząd pracy właściwy dla siedziby albo udokumentowanego miejsca prowadzenia działalności. WUP w Warszawie wprost podkreśla, że nie organizuje naborów i nie ustala ich terminów, a publikowana tabela jest tworzona na podstawie informacji nadsyłanych przez poszczególne urzędy pracy. Dlatego każdorazowo trzeba sprawdzić stronę konkretnego PUP lub MUP.

Na Mazowszu widać to bardzo wyraźnie. W zestawieniu terminów na 2026 rok pojawiały się różne okna naborowe, często rozrzucone między marcem, kwietniem i początkiem maja. Przykładowo: m.st. Warszawa prowadziło nabór od 26 marca do 1 kwietnia, Piaseczno od 13 do 17 kwietnia, Grodzisk Mazowiecki od 20 do 24 kwietnia, Radom od 16 do 30 kwietnia, Białobrzegi od 27 kwietnia do 4 maja, a Lipsko od 30 kwietnia do 8 maja. Jednocześnie w części powiatów jeszcze w połowie kwietnia widniała informacja „brak informacji”, co pokazuje, że harmonogramy były uzupełniane stopniowo.

Kto może skorzystać z dofinansowania?

W 2026 roku o środki KFS mogą ubiegać się podmioty, które przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy albo są z tego obowiązku zwolnione z mocy prawa. Finansowanie może dotyczyć kosztów kształcenia ustawicznego pracowników, pracodawców, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. To ważna zmiana praktyczna dla wielu firm, które chcą rozwijać nie tylko etatowych pracowników, ale także inne osoby realnie zaangażowane w działalność organizacji.

KFS może obejmować nie tylko samo szkolenie. Z oficjalnych informacji urzędów wynika, że finansowane mogą być również koszty egzaminów, studiów podyplomowych, badań lekarskich i psychologicznych wymaganych do udziału w danym kształceniu, a także ubezpieczenia NNW związanego z uczestnictwem w szkoleniu. Warunkiem jest jednak to, aby działania nie były rozpoczęte przed podpisaniem umowy z urzędem.

Ile można dostać z KFS?

Z perspektywy pracodawcy to jedno z najważniejszych pytań. W 2026 roku urzędy informują, że dofinansowanie może wynieść do 90% kosztów w przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników albo zatrudniających do 9 osób, a do 70% kosztów w przypadku pozostałych podmiotów. Jednocześnie wsparcie na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku. Dodatkowo obowiązują roczne limity dla jednego wnioskodawcy zależne od wielkości zatrudnienia: od 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia dla najmniejszych podmiotów do 14-krotności dla największych.

To właśnie dlatego warto myśleć o naborze nie tylko jak o „dotacji na jedno szkolenie”, ale jak o narzędziu do zaplanowania całej ścieżki rozwoju kompetencji w firmie. Dobrze przygotowany wniosek może objąć kilka działań i kilka osób, pod warunkiem że wszystko mieści się w regułach naboru oraz odpowiada priorytetom obowiązującym w danym urzędzie.

Jak przygotować się do naboru, żeby zwiększyć swoje szanse?

Przede wszystkim trzeba działać wcześniej. Urzędy pracy oczekują, że wniosek będzie kompletny, spójny i złożony prawidłowo. Warszawski urząd wskazuje, że wnioski składa się elektronicznie przez platformę praca.gov.pl, z wykorzystaniem odpowiedniego konta, a jeden podmiot powinien złożyć jeden wniosek obejmujący wszystkie działania i wszystkie osoby, które chce objąć wsparciem.

W praktyce oznacza to, że przed ogłoszeniem naboru warto przygotować pięć rzeczy. Po pierwsze, wybrać szkolenie rzeczywiście potrzebne biznesowo. Po drugie, sprawdzić, czy temat wpisuje się w aktualne priorytety ogólnopolskie, regionalne i powiatowe. Po trzecie, ustalić uczestników oraz zakres kompetencji, które mają zostać rozwinięte. Po czwarte, porównać ofertę rynkową i zebrać argumenty potwierdzające zasadność wyboru konkretnego realizatora. Po piąte, dopilnować kwestii formalnych: konta na praca.gov.pl, pełnomocnictw i dokumentów identyfikujących podmiot. Urzędy wprost wskazują, że zgodność działań z priorytetami KFS jest jednym z podstawowych elementów oceny wniosku.

Co to oznacza dla firm planujących szkolenia w 2026 roku?

Najważniejszy wniosek jest prosty: nie warto odkładać planowania szkoleń „na później”. Nabory KFS pojawiają się w krótkich terminach, a część urzędów aktualizuje harmonogram dopiero w trakcie roku. Jednocześnie urząd może powtarzać nabór aż do wyczerpania limitu środków, więc warto obserwować komunikaty także po zakończeniu pierwszej rundy.

Dla firm to dobra wiadomość, bo oznacza realną szansę na rozwój kompetencji bez pełnego obciążania budżetu szkoleniowego. Dla działów HR, właścicieli firm i osób odpowiedzialnych za rozwój pracowników oznacza to jednak konieczność systematycznego monitorowania stron urzędów oraz wcześniejszego przygotowania tematu szkolenia. Im lepiej dopasowany wniosek i im szybciej gotowa dokumentacja, tym większa szansa, że firma zdąży wykorzystać dostępne środki.

Jeśli planujesz szkolenia dla swojego zespołu i chcesz lepiej przygotować się do naboru KFS, warto wcześniej wytypować obszary rozwoju, które są naprawdę potrzebne firmie — od kompetencji menedżerskich i sprzedażowych po rozwój cyfrowy, marketingowy czy wykorzystanie AI w pracy. Dzięki temu, gdy urząd ogłosi nabór, nie zaczynasz od zera, tylko działasz od razu.

Podsumowanie

Nabory KFS w 2026 roku pokazują jedno: kto chce skorzystać z dofinansowania, musi być uważny, dobrze przygotowany i reagować szybko. Terminy są lokalne, krótkie i aktualizowane na bieżąco. Dlatego najlepsza strategia to połączenie dwóch działań: regularnego śledzenia właściwego urzędu pracy oraz wcześniejszego przygotowania planu szkoleń.

Dobrze zaplanowane szkolenie to nie tylko koszt. To inwestycja w ludzi, jakość pracy i rozwój firmy. A jeśli część tej inwestycji można sfinansować z KFS, tym bardziej warto być gotowym.